نظام إدارة الوثائق والبيانات

محتويات الدورة :

اليوم الأول: مقدمة في إدارة الوثائق والبيانات

• أهمية إدارة الوثائق والبيانات داخل المؤسسات.
• المفاهيم الأساسية والمصطلحات المتعلقة بإدارة السجلات.
• دورة حياة الوثيقة: الإنشاء، التخزين، الاستخدام، الاحتفاظ، والإتلاف.
• المتطلبات التنظيمية والتوافقية (معايير ISO، اللائحة العامة لحماية البيانات GDPR، وغيرها).
• ورشة عمل: رسم خريطة للممارسات الحالية في إدارة الوثائق.

اليوم الثاني: تصميم نظام فعال لإدارة الوثائق والبيانات

• مكونات نظام إدارة الوثائق والبيانات الفعال (الأجهزة، البرامج، الإجراءات، الأفراد).
• تنظيم وتصنيف المعلومات لسهولة الوصول إليها.
• إدارة البيانات الوصفية (الميتاداتا) وتقنيات الفهرسة.
• التحكم في إصدارات الوثائق وتتبع التغييرات.
• دراسة حالة: مراجعة أمثلة على أنظمة إدارة وثائق ناجحة.

اليوم الثالث: إدارة السجلات الإلكترونية والورقية

• أفضل الممارسات لإدارة الوثائق الرقمية والأرشفة.
• التعامل مع السجلات الورقية والانتقال إلى بيئة خالية من الأوراق.
• حلول تخزين البيانات: التخزين السحابي مقابل التخزين المحلي.
• خطط النسخ الاحتياطي والاستعادة والتخطيط للطوارئ المتعلقة بأصول المعلومات.
• تمرين عملي: تطوير استراتيجية هجينة لإدارة السجلات الورقية والرقمية.

اليوم الرابع: الأمن والخصوصية والامتثال في إدارة الوثائق

• مبادئ أمن المعلومات المطبقة على إدارة الوثائق.
• التحكم في الوصول، السرية، وإجراءات حماية البيانات.
• جداول الاحتفاظ بالوثائق والإيقاف القانوني.
• مراجعة ورصد أنظمة إدارة الوثائق.
• ورشة عمل: تقييم المخاطر لأنظمة إدارة الوثائق والبيانات.

اليوم الخامس: تحسين وأتمتة إدارة الوثائق

• برمجيات إدارة الوثائق وأدوات الأتمتة (أنظمة DMS، سير العمل).
• دمج نظام إدارة الوثائق والبيانات مع الأنظمة المؤسسية (ERP، CRM، إلخ).
• استراتيجيات التحسين المستمر لعمليات إدارة الوثائق.
• الاتجاهات والتقنيات الناشئة (الذكاء الاصطناعي، البلوك تشين في إدارة السجلات).
• التقييم النهائي: اختبار شامل لمفاهيم الدورة.
• مناقشة جماعية: بناء خطة عمل لتطبيق ما تم تعلمه في مؤسسات المشاركين.
• توزيع الشهادات وختام الدورة.